Los principios y contingencias del proceso organizacional, sus implicaciones
estructurales, así como los modelos y estrategias de intervención
planeada, en los procesos de una organización.
Comprender el concepto de una organización formal o
informal, puesto que es de gran importancia
dentro de la estructura de la empresa. Identificar los diferentes
elementos que integran el puesto y su relación con el desempeño en el trabajo y
su relación con la efectividad de la organización, para desarrollar sistemas de
trabajo productivos.
Es la
organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación
e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido
por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la
que está en el papel.
Es
generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de
manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas
y procedimientos, etc.
En otros términos, es la
organización formalmente oficializada.
Es la
organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que
establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Se forma a partir
de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos
informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento
formal.
La organización
informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las
personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
Surge a partir de
las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el
desempeño de los cargos.
La organización
informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido
planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los
participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización
formal.
Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de
un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez,
en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
Es la separación
y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la
mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la
especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Es la disposición
de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia,
agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la función que realicen.
La jerarquización
implica la definición de la estructura de la empresa por medio del
establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con
precisión.
Su observancia es
indispensable cuando se jerarquiza.
1. Los niveles jerárquicos
establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e
indispensables.
2. Se debe definir claramente el
tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).
Es la división y
el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base
en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente
observar la siguiente secuencia:
1º Listar todas las funciones de la
empresa.
2º Clasificarlas.
3º Agruparlas según un orden
jerárquico.
4º Asignar actividades a cada una de
las áreas agrupadas.
5º Especificar las relaciones de
autoridad, responsabilidad, y
obligación entre las funciones y los puestos.
6º Establecer líneas de comunicación
e interrelación entre los
departamentos.
7º El tamaño, la existencia y el
tipo de organización de un
departamento deberán relacionarse con el tamaño y las
necesidades específicas de la empresa y las funciones
involucradas.
De acuerdo con la situación
específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:
1. Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.
2. Por producto. Es característica
de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
3. Geográfica o por Territorios
4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas
comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por Proceso o Equipo En la industria, el
agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotríz, la agrupación por proceso.
6. Por Secuencia Es utilizada en empresas productoras
que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
También conocidos
como Cartas o Gráficas de organización, son representaciones gráficas de la
estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las
funciones, los niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad
existentes dentro de ella.
Son los
diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se
pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la
empresa, recursos, objetivos, producción, etc.
Se caracteriza
porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma
todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe
superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez
reportarán a un sólo jefe.
Ventajas:
1. Mayor facilidad en la toma de
decisiones y en la ejecución de
las mismas.
2. No hay conflictos de autoridad ni
fugas de responsabilidad.
3. Es claro y sencillo.
4. Util en pequeñas empresas.
5. La disciplina es fácil de
mantener.
Desventajas:
1. Es rígida e inflexible.
2. La organización depende de
hombres clave, lo que origina
trastornos.
3. No fomenta la especialización.
4. Los ejecutivos están saturados de
trabajo, lo que ocasiona que
no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente
de
operación.
Consiste en
dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre,
desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de
funciones.
Ventajas:
1. Mayor especialización.
2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
3. La división del trabajo es
planeada y no incidental.
4. El trabajo manual se separa del
trabajo intelectual.
5. Disminuye la presión sobre un
sólo jefe por el número de
especialistas con que cuenta la organización.
1. Dificultad de localizar y fijar
la responsabilidad, lo que afecta
seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por
contradicción aparente o real de las ordenes.
2. Se viola el principio de la unida
de mando, lo que origina
confusión y conflictos.
3. La no clara definición de la autoridad
da lugar a rozamientos
entre jefes.
En ésta se
combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las
ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la
funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal
la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por
cada función en especial.
Este tipo de
organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones,
surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología,
proporciona información experta y de asesoría.
Ventajas:
1. Logra que los conocimientos
expertos influya sobre la manera
de resolver los problemas de dirección.
2. Hace posible el principio de la
responsabilidad y de la
autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la
especialización del staff.
Desventajas:
1. Si los deberes y
responsabilidades de la asesoría no se
delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede
producir una confusión considerable en toda organización.
2. Puede ser ineficaz por falta de
autoridad para realizar sus
funciones o por falta de un respaldo inteligente en la
aplicación de sus recomendaciones.
3. Pueden existir rozamientos con
los departamentos de la
organización lineal.
Consiste en
asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se
reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.
Clasificación:
a) Directivo; Representa a los
accionistas de una empresa.
b) Ejecutivo; Es nombrado por el
comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.
c) Vigilancia; Personal de confianza
que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.
d) Consultivo; Integrado por
especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les
son consultados.
Ventajas:
1. Las soluciones son más objetivas,
ya que representan la conjunción de varios criterios.
2. Se comparte la responsabilidad
entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola
persona.
3. Permite que las ideas se fundamenten
y se critiquen.
4. Se aprovecha al máximo los
conocimientos especializados.
Desventajas:
1. Las decisiones son lentas, ya que
las deliberaciones son tardías.
2. Una vez constituido el comité, es
difícil disolverlo.
3. En ocasiones los gerentes se desligan
de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus
propias actuaciones.
Consiste en
combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se
distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la
unidad de mando o de dos jefes.
Ventajas:
1. Coordina la satisfacción de
actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y
el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
2. Propicia una comunicación
interdepartamental sobre las funciones y los productos.
3. Permite que las personas puedan
cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
4. Favorece un intercambio de
experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.
Desventajas:
1. Existe confusión acerca de quien
depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de
delimitación de autoridad.
2. Da lugar a una lucha por el
poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
3. Funciona a través de muchas
reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.
4. El personal puede sentir que su
jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
5. Se puede presentar resistencia al
cambio por parte del personal.
"Es la facultad de que está
investida una persona dentro de una organización para dar ordenes y exigir que
sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones
que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del
grupo"
1. Formal.
Cuando es
conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser
ejercida sobre otras personas y puede ser:
a) Lineal. Cuando es ejercida
por un jefe sobre una persona o grupo.
b) Funcional. Cuando es
ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
2. Técnica o Staff. Nace de los
conocimientos especializados de quien los
posee.
3. Personal. Se origina en la
personalidad del individuo.
Es la concesión
de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado.
Ventajas:
1. Permite al directivo dedicarse a
las actividades de más importancia, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias
se delegan.
2. A través de ella, la
responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.
3. Motiva a los subordinados al
hacerlos participes del logro de los objetivos.
4. Capacita a los subordinados en
ciertas decisiones importantes.
1. Delimitar claramente la autoridad
y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar
conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.
2. Especificar claramente, metas y
objetivos de la función delegada.
3. Capacitar al personal en quien se
va a delegar.
4. Establecer estándares de
actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad
hacia la organización.
5. Convenir sobre las áreas de no
delegación.
6. El directivo deberá mostrar
interés en el desempeño del empleado, en relación con la función relegada.
7. Reconocer el buen desempeño y
confiar en los subordinados.
La evaluación de las organizaciones es, sin duda, el campo
en el que confluyen los valores, la teoría y los criterios técnicos. Todo ello
debe contrastarse con las observaciones .
Decir que una organización es adecuada cuando es eficiente,
por ejemplo, no es lo mismo que decir que es adecuada cuando es eficaz.
Eficiencia significa aprovechar los recursos, y eficacia cumplir con los
objetivos propuestos con independencia de los recursos que se consuman para
ello.
Para las empresas privadas, por lo general, lo importante es
la rentabilidad y, por lo tanto la eficiencia es uno de los principales
criterios en que debe basarse cualquier evaluación de sus organizaciones tanto
formal como informal. No deben cumplir metas de producción con independencia de
los recursos que consuman (la meta será, en todo caso, producir lo máximo
posible con los mínimos recursos).
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